Tutorial: Machtigingen maken en toewijzen
Beheerders kunnen machtigingen maken en deze toewijzen aan specifieke gebruikers. Met machtigingen kunt u bijvoorbeeld het aantal orders van een gebruiker beperken. Gebruikers kunnen ook de vrijheid krijgen om individuele bestellingen plaatsen, zelfs als ze daarmee het budget van hun kostenplaats overschrijden.
Hieronder leggen we stap voor stap uit hoe u machtigingen kunt maken en toewijzen aan specifieke gebruikers.
Stap 1:
Log in als beheerder bij uw Viking-account
- Open het dropdownmenu onder “Mijn account” (1).
- Klik op het menu-item „Machtigingen“ (2).
Stap 2:
U krijgt nu een overzicht te zien van alle bestaande machtigingen binnen uw Viking-account.
- Als u een nieuwe machtiging wilt maken, klik dan op “Nieuwe toevoegen” (1).
Stap 3:
- U kunt nu bepalen welk type machtiging u wilt maken (1).
U kunt een "toegestane besteldrempel" instellen, of een "Machtiging voor budgetoverschrijding".
- In dit voorbeeld laten we zien hoe u een "Besteldrempel" instelt (2).
Stap 4:
U kunt nu uw machtiging instellen.
- U kunt de machtiging een naam geven in het daarvoor bestemde invoerveld (1).
- Selecteer een van uw bestaande organisatie-eenheden waarvoor de machtiging moet gelden (2).
- Vul het bedrag in voor de besteldrempel in het daarvoor bestemde invoerveld (3).
- Voltooi de creatie van uw nieuwe machtiging door op "Opslaan" (4) te klikken.
Stap 5:
U gaat nu naar de overzichtspagina van uw nieuwe machtiging.
- De melding “Machtiging succesvol aangemaakt” geeft aan dat het budget is gemaakt en opgeslagen (1).
- U kunt de machtiging intrekken als die niet meer nodig is. Klik hiervoor simpelweg op „Machtiging intrekken” (2).
Stap 6:
Uw nieuwe machtiging moet aan een gebruiker worden toegewezen om van kracht te worden.
- Open hiervoor weer het dropdownmenu onder “Mijn account” (1).
- Klik op de menu-optie „Gebruikers“ (2).
Stap 7:
U krijgt de overzichtspagina met alle bestaande gebruikers binnen uw Viking-account te zien.
- Selecteer de gebruiker aan wie u een machtiging wilt toewijzen door op de gebruikersnaam (1) te klikken.
Stap 8:
U gaat nu naar de overzichtspagina van de geselecteerde gebruiker.
- Als u een machtiging aan deze gebruiker wilt toewijzen, klikt u rechts op “bestaande toevoegen” in de regel met “Machtigingen” (1).
Stap 9:
U krijgt een overzicht te zien van alle beschikbare machtigingen voor de geselecteerde gebruiker.
- Om een machtiging toe te wijzen aan de geselecteerde gebruiker, zet u een vinkje bij de machtiging die u wilt gebruiken (1).
- De geselecteerde machtiging krijgt een blauwe achtergrond nadat het vinkje is geplaatst.
- Klik op "Gereed" om de toewijzing van de machtiging af te ronden (2).
Stap 10:
Keer terug naar de overzichtspagina van de gebruiker.
- U treft de zojuist toegewezen machtiging nu aan in het overzicht met gebruikersgegevens (1).
- U kunt de koppeling met de machtiging ongedaan maken door op “X” te klikken naast de naam van de machtiging (2).
Als een gebruiker de toegewezen besteldrempel overschrijdt bij het plaatsen van een order, wordt de order voorgelegd aan een fiatteur. Informatie over het toewijzen van een fiatteur aan een gebruiker vindt u in op de uitlegpagina over het "toewijzen van een fiatteur aan een gebruiker".
Als u geen fiatteur heeft toegewezen aan deze gebruiker, en de limiet wordt overschreden, dan wordt de order ter controle doorgestuurd naar de beheerder.