Verklarende woordenlijst

Gebruikers en gebruikersrollen

• Gebruikers
  Gebruikers zijn alle personen die, in verschillende gebruikersrollen, gebruik kunnen maken van een Viking-account. Gebruikers kunnen de rol aannemen van beheerder, fiatteur of gewoon klant. Gebruikers kunnen ook een aantal van deze rollen combineren, bijvoorbeeld wanneer ze beheerder en klant tegelijkertijd zijn. Een overzicht van alle gebruikers van uw Viking-account vindt u onder de menu-optie "Gebruikers" onder "Mijn account" op uw Viking-startpagina. Op onze tutorial-pagina leggen we stap voor stap uit hoe u nieuwe gebruikers toevoegt.
• Beheerder
  De beheerder is verantwoordelijk voor het beheer van uw Viking-account en speelt dus een belangrijke rol bij de organisatie van uw winkelervaring. Beheerders kunnen gebruikers aanmaken, beheren en gebruikersrollen toewijzen voor andere beheerders, fiatteurs en klanten. Beheerders bepalen ook de machtigingen van specifieke gebruikers, waardoor ze de inkoopmogelijkheden kunnen beperken. Beheerders kunnen extra eenheden aanmaken om uw organisatie zo goed mogelijk te weerspiegelen in uw Viking-account. Tevens kunnen beheerders kostenplaatsen toewijzen aan eenheden om de budgetten voor specifieke bedrijfsonderdelen zo goed mogelijk in te plannen en te beheren. Beheerders kunnen zichzelf ook tegelijkertijd de rol van klant en/of fiatteur toewijzen. Ze kunnen dan te maken hebben met beperkingen in deze rollen, zoals vastgelegde budgetten of beperkte machtigingen. Op onze tutorial-pagina leggen we stap voor stap uit hoe u nieuwe gebruikers toevoegt.
• Klant
  Een klant is een gebruiker die het recht heeft om in te kopen via uw Viking-account. Voor het overige heeft een klant geen speciale rechten op uw Viking-account. Machtigingen worden toegewezen aan klanten om hun aankopen te begrenzen. Op dezelfde manier kunnen klanten deel uitmaken van eenheden, zodat hun aankopen toe worden gewezen aan het deel van de organisatie waartoe ze behoren. Klanten vormen gewoonlijk de grootste gebruikersgroep binnen een organisatie en daarom ook binnen een Viking-account. Beheerders en fiatteurs zijn vaak tegelijkertijd ook klant, wat inhoudt dat deze rollen kunnen worden gecombineerd. Op onze tutorial-pagina leggen we stap voor stap uit hoe u nieuwe gebruikers toevoegt.
• Fiatteur
  U kunt fiatteurs de bestellingen laten controleren die geplaatst zijn door klanten en deze goedkeuren of afwijzen. Doorgaans zijn fiatteurs personen die binnen een organisatie de rol van supervisor of centrale inkoper vervullen. Fiatteurs worden gevraagd specifieke inkooporders te bekijken wanneer klanten buiten het bereik van hun vooraf vastgestelde machtigingen komen. Of wanneer vastgestelde budgetten voor specifieke kostenplaatsen worden overschreden. Een fiatteur beheert de inkooporders die op fiattering wachten in het dashboard van de fiatteur. Fiatteurs hebben gewoonlijk ook de gebruiksrol van klant. Op onze tutorial-pagina leggen we stap voor stap uit hoe u nieuwe gebruikers toevoegt.

Eenheden

• Eenheden
  De functie Eenheden stelt u in staat de hiërarchische structuur van uw organisatie af te stemmen op uw Viking-aankopen. Uw Viking-account wordt meestal aangemaakt voor het hoogste niveau van uw organisatie. U kunt ook eenheden aanmaken voor andere lagen in uw organisatie die u in uw inkoopproces wilt opnemen, zoals divisies, afdelingen, filialen of dochterondernemingen. Aan deze eenheden kunnen gebruikers in verschillende rollen worden toegewezen. U kunt ook kostenplaatsen toewijzen aan deze eenheden. Met behulp van de functie Eenheden kunt u aankopen uit verschillende delen van uw organisatie duidelijk onderbrengen en zo een goed overzicht houden van de behoeften en aankopen van verschillende delen van de organisatie. Op onze tutorial-pagina leggen we stap voor stap uit hoe u eenheden opzet.

Budgetten

• Budgetten
  Budgetten vertegenwoordigen het geld dat gedurende een bepaalde periode beschikbaar is voor aankopen bij Viking voor een bepaalde kostenplaats. Het definiëren van budgetten is een effectieve methode om vat te houden op de uitgaven binnen uw Viking-account. Budgetten kunnen alleen worden toegewezen aan kostenplaatsen. Als een bepaalde kostenplaats inkooporders bevat waarmee de hoogte van dit budget wordt overschreden, moeten deze ter controle worden voorgelegd aan een fiatteur. Deze medewerker kan de betreffende bestelling afwijzen of fiatteren, ondanks het overschrijden van het budget. Het is ook goed om te weten dat budgetten altijd voor een bepaalde periode worden vastgesteld. Op onze tutorial-pagina leggen we stap voor stap uit hoe u budgetten definieert.

Machtigingen

• Machtigingen
  Alle gebruikers die via een Viking-account orders kunnen plaatsen (d.w.z. als klanten winkelen) kunnen individuele machtigingen krijgen die hun ruimte om bij Viking te kopen beperken of juist uitbreiden. Machtigingen kunnen bijvoorbeeld worden gebruikt om te bepalen hoeveel een klant binnen een bepaalde periode via het Viking-account mag kopen, of om een bepaalde gebruiker de mogelijkheid te geven de ingestelde budgetten eventueel te overschrijden. Met behulp van machtigingen kan de controle op aankopen binnen eenheden en kostenplaatsen waarvoor algemene budgetten kunnen worden gemaakt, worden afgestemd op individuele behoeften. Machtigingen kunnen dienen om individuele gebruikers te beperken in hun aankoopmogelijkheden of om ze juist meer flexibiliteit te geven Op onze tutorial-pagina leggen we stap voor stap uit hoe u machtigingen instelt.

Kostenplaatsen

• Kostenplaatsen
  Door het opzetten van kostenplaatsen binnen uw Viking-account, kunt u de kosten die bij Viking zijn gemaakt, tot in detail herleiden naar de afdeling die de uitgaven heeft gedaan. Aan elke eenheid in uw organisatie kunnen een of meer kostenplaatsen worden toegewezen. Binnen uw Viking-account worden budgetten gekoppeld aan kostenplaatsen (niet aan eenheden). Dus als u een bepaalde kostenplaats slechts beperkte financiële vrijheid wilt geven bij Viking, wijs dan een specifiek budget toe aan die kostenplaats. Orders die het budget van een kostenplaats overstijgen, moeten door een fiatteur worden beoordeeld, om te kunnen worden uitgevoerd. Verder is het mogelijk om bepaalde kopers de vrijheid te geven het aan een kostenplaats toegewezen budget voor hun bestellingen permanent of gedurende een beperkte periode te overschrijden, door de juiste machtiging te verlenen. Op onze tutorial-pagina leggen we stap voor stap uit hoe u kostenplaatsen opzet.